Como se utiliza nuestro CMS: Nuxeo
- Jesus Fernandez
Nuxeo es una potente plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) que permite almacenar, organizar y gestionar documentos de manera eficiente. En este artículo, exploraremos los conceptos básicos sobre cómo se estructura Nuxeo, cómo crear y compartir documentos, gestionar flujos de trabajo y publicar contenido.
Organización de Nuxeo
Nuxeo utiliza una jerarquía estructurada para organizar los documentos y otros recursos. Los principales elementos organizativos son:
Dominios: Son las unidades de organización más altas en Nuxeo, que pueden contener distintos espacios de trabajo y secciones.
Workspaces (Espacios de trabajo): Se utilizan para la creación y gestión de documentos en entornos colaborativos. Permiten almacenar archivos y gestionar permisos de usuarios y grupos.
Templates (Plantillas): Son modelos predefinidos que facilitan la creación de documentos con estructuras estandarizadas.
Sections (Secciones): Son áreas donde se almacenan documentos ya aprobados y publicados. Estos documentos son de solo lectura para la mayoría de los usuarios.
La organización en Nuxeo es labor de un administrador de plataforma, que será quien cree el Dominio y le asigne permisos por usuarios y grupos. Para crear un nuevo Dominio, un administrador podrá entrar en Nuxeo desde el Controlpanel de Onesait platform seleccionando la opción de Menú Document Manager
Podemos seleccionar “Abrir en nueva pestaña” para abrir únicamente el gestor documental, ya que este constituye en sí una herramienta muy completa con su propio menú.
Desde esta pantalla el administrador podrá seleccionar “Navegar”, seleccionar la “Raiz” y crear un nuevo Dominio pulsando el botón “Nuevo”
Desde este momento la organización está disponible en el arbol de Navegación
Y el administrador podrá indicar a qué usuarios nominales o grupos de usuarios da acceso a Dominio desde la pestaña Permisos
A partir de este momento, tanto el administrador, como los usuarios con permisos podrán crear Espacios de trabajo y secciones. Por ejemplo, para crear un nuevo espacio de trabajo:
De nuevo los permisos del nuevo espacio de trabajo se pueden configurar desde la pestaña Permisos.
Creación de Nuevos Documentos en Nuxeo
Para crear un nuevo documento en Nuxeo, sigue estos pasos:
Accede a tu dominio y selecciona un workspace donde quieras crear el documento.
Haz clic en "Nuevo" y selecciona el tipo de documento que deseas crear (Documento, Imagen, Video, etc.).
Completa los campos requeridos en la plantilla de metadatos y sube el archivo asociado
Guarda el documento haciendo clic en "Crear".
Compartir Documentos con Otros Usuarios o Grupos
Nuxeo permite compartir documentos con otros usuarios o grupos a través de permisos y controles de acceso:
Abre el documento que deseas compartir.
Ve a la pestaña "Permisos".
Agrega un usuario o grupo especificando los permisos correspondientes:
Lectura: Solo permite ver el documento.
Escritura: Permite modificar el documento.
Administración: Permite gestionar permisos y contenido.
Guarda los cambios y el documento estará disponible para los usuarios seleccionados.
Edición on-line utilizando OnlyOffice
Nuxeo permite edición on-line de documentos a través de OnlyOficce Oficina colaborativa en línea para Nuxeo | ONLYOFFICE Docs
Para ello, hay que seleccionar el documento y pulsar el icono de edición con OnlyOffice
Y accederemos al editor online de OnlyOffice (muy similar al propio Microsoft Word)
Que admite incluso edición colaborativa multi usuario
Ver el Histórico de Cambios de un Documento
Para consultar el historial de cambios en un documento en Nuxeo:
Abre el documento cuyo historial deseas revisar.
Ve a la pestaña "Hsitórico".
En esta sección, podrás ver un registro detallado de todas las modificaciones realizadas, incluyendo:
Quién realizó cada cambio.
La fecha y hora de la modificación.
Los detalles específicos de los cambios efectuados.
Si es necesario, puedes restaurar una versión anterior del documento desde esta pestaña.
Publicación de Documentos
Para publicar un documento en Nuxeo:
Asegúrate de que el documento ha sido aprobado mediante el flujo de trabajo.
Ve al documento y haz clic en "Publicar documento".
Selecciona la Sección donde deseas publicarlo.
Confirma la acción y el documento estará disponible en la sección correspondiente.
Resto de funcionalidades
Nuxeo ofrece muchas otras opciones avanzadas, que también están soportadas en la versión integrada con Onesait Platform, por lo que para conocer todas las posibilidades del CMS, recomendamos consultar la documentación oficial: Nuxeo Documentation Center Home